IMPLEMENTASI SISTEM IMFORMASI DAN KLASIFIKASI SISTEM

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

1. Definisi Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Pengertian sistem menurut Wikipedia indonesia adalah sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Sedang menurut beberapa ahli pengertian sistem adalah sebagai berikut : 

• Menurut LUDWIG VON BARTALANFY : Sistem merupakan seperangkat unsure yang saling terikat dalam suatuantar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. 
• Menurut ANATOL RAPOROT : Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. 
• Menurut L. ACKOF : Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yangterdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya. 

Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen: 

• Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistem tersebut. 
• Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya. 
• Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya. 
• Lingkungan, tempat di mana sistem berada 

Syarat-syarat sistem : 

• Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah. 
• Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan. 
• Adanya hubungan diantara elemen sistem. 
• Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem. 
• Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen. 

2. Karakteristik Sistem

Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat- sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai. 

Batas Sistem (Boundary) 

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yangmempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem. 

Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. 

Masukan (Input) Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. 

Keluaran (Output) Sistem 

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. 

Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. 

Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

3. Klasifikasi Sistem 

DETERMINISTIK SISTEM Sistem dimana operasi-operasi (input/output) yang terjadi didalamnya dapat ditentukan / diketahui dengan pasti. 

PROBABILISTIK SISTEM Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (Selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem). 

OPEN SISTEM Sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya

CLOSED SISTEM Sistem fisik di mana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut. 

RELATIVELY CLOSED SISTEM Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain.Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu . 

ARTIFICIAL SISTEM Sistem yang meniru kejadian dalam alam. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam di mana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam. 

NATURAL SISTEM Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam. 

MANNED SISTEM Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikut sertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut :

• H.1. Sistem manusia-manusia. Sistem yang menitik beratkan hubungan antar manusia.
• H.2. Sistem manusia-mesin. Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan.
• H.3. Sistem mesin-mesin.Sistem yang otomatis di mana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa aktifitas. Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana manusia dibebaskan dari tugas tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat. Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode ” Relatively Closed dan Deterministik Sistem “, karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.

Proses implementasi system (“INSTALASI”)

Tahap dari proses implementasi system merupakan bagian dari pengembangan system informasi hanya saja Implementasi sistem (system implementation) Merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Tahap implementasi sistem (system implementation) adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Dalam menjalankan kegiatan implementasi perlu dilakukan beberapa hal yaitu: 

• Pengumpulan data (data gathering) Jika sudah ada sistem yang berjalan sebelumnya maka perlu dilakukan pengumpulan data dan informasi yang dihasilkan dari sistem yang ada. Pengumpulan laporan (report), cetakan (print-out), dsb baik yang sudah ada maupun yang diharapkan untuk ada pada sistem yang baru. Interview dan questionnaire terhadap orang-orang yang terlibat dalam sistem juga mungkin perlu dilakukan. Apabila sistem yang akan dikembangkan benar-benar baru (belum ada sistem informasi sebelumnya) maka pada tahapan ini pengembang bisa lebih menekankan kepada studi kelayakan dan definisi sistem. 
• Analisa Sistem Jika tahapan pengumpulan data dilakukan dengan melibatkan klien atau pengguna sistem informasi, maka mulai dari tahapan analisa lebih banyak dilakukan oleh pihak pengembang sendiri. Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dikembangkan. Mendefinisikan objek-objek yang terlibat dalam sistem dan batasan sistem.
• Perancangan Sistem (design)Merancang alir kerja (workflow) dari sistem dalam bentuk diagram alir (flowchart) atau Data Flow Diagram (DFD). Merancang basis data (database) dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) bisa juga sekalian membuat basis data secara fisik. Merancang input ouput aplikasi (interface) dan menentukan form-form dari setiap modul yang ada. Merancang arsitektur aplikasi dan jika diperlukan menentukan juga kerangka kerja (framework) aplikasi. Pada tahapan ini atau sebelumnya sudah ditentukan teknologi dan tools yang akan digunakan baik selama tahap pengembangan (development) maupun pada saat implementasi (deployment). 
• Penulisan kode program (Coding) Programming (desktop application) atau Scripting (web-based application) hanyalah salah satu tahapan dari siklus hidup pengembangan sistem. Tahapan ini dilakukan oleh satu atau lebih programmer. Jika tahapan analisa dan perancangan sistem telah dilakukan dengan baik, maka porsi tahapan coding tidaklah besar. 

Testing Biasanya tahapan ini dilakukan oleh Quality Assurance dari pihak pengembang untuk memastikan bahwa software yang dibangun telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu metodenya bisa dengan menginput sejumlah data pada sistem baru dan membandingkan hasilnya dengan sistem lama. Apabila diperlukan maka tahapan ini bisa dibagi menjadi dua yaitu testing oleh pihak pengembang (alpha testing) dan testing oleh pihak pengguna (beta testing). 

Instalasi Pada pengembangan aplikasi Client-Server, umumnya terdapat server untuk development, testing dan production. Server development terdapat pada tempat pengembang dan sedang dipergunakan selama pengembangan, bias dipergunakan juga setelahnya untuk perbaikan aplikasi secara terus menerus (continuous improvements). Server testing berada di tempat pengembang dan bisa juga di tempat pengguna apabila diperlukan beta testing. Setelah aplikasi dirasa siap untuk dipergunakan maka digunakanlah server production yang berada di tempat pengguna. Pada prakteknya di tempat pengembang juga bisa terdapat server production yaitu server yang memiliki spesifikasi hardware dan software yang sama dengan server di tempat pengguna. Hal ini dimaksudkan agar apabila ditemukan error atau bug pada aplikasi di tempat pengguna maka pengembang dapat mudah mencari penyebabnya pada server production mereka. Ada cara lain untuk Pengetesan Program dengan cara 

menggunakan metode Black Box, metode ini menggunakan tidak melihat ke struktur program perangkat lunak, yang bersifat melihat kesesuaian perangkat lunak dengan kebutuhan pengguna dan spesifikasi sistem. Black-Box yaitu test case program berdasarkan pada spesifikasi sistem, input dari data testing diharapkan bisa menemukan output yang salah, perencanaan tes dapat dimulai pada awal proses perangkat lunak. Pengetesan Sistem, dilakukan secara bertahap dengan melihat berbagai keberhasilan dan kegagalan apa saja yang dihasilkan oleh sistem. Pengetesan sistem biasanya dilakukan setelah selesai pengetesan program. Pengetesan sistem dilakukan untuk mengecek ulang dan memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang dimplementasi agar sesuai dengan apa yang diharapkan. Konversi system merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan untuk menggantikan proses sistem yang lama. Konversi sistem ini menggunakan metode Parallel, maksudnya konversi dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru seiring dengan masa pengenalan antara personil dengan waktu yang telah ditetapkan. Baik sistem manual maupun sistem baru ini dioperasikan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang lama (manual) dihentikan, walaupun terdapat kelemahan pada besarnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan dua buah sistem secara bersamaan, tetapi mempunyai keuntungan yaitu proteksi yang tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru.

Pelatihan Pihak pengembang memberikan training bagi para pengguna program aplikasi sistem informasi ini. Apabila sebelumnya tidak dilakukan beta testing maka pada tahapan ini juga bisa dilangsungkan User Acceptance Test. dilakukan untuk mengoperasikan sistem, termasuk kegiatan mempersiapkan input, memproses data, mengoperasikan sistem, merawat dan menjaga sistem. 

Pemeliharaan Maintenance bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang digunakan oleh pihak pengguna benar-benar telah stabil dan terbebas dari error dan bug. Pemeliharaan ini biasanya berkaitan dengan masa garansi yang diberikan oleh pihak pengembang sesuai dengan perjanjian dengan pihak pengguna. Lamanya waktu pemeliharaan sangat bervariasi. Namun pada umumnya sistem informasi yang kompleks membutuhkan masa pemeliharaan dari enam bulan hingga seumur hidup program aplikasi. 

Pembuatan Rencana dan Pengendalian untuk Implementasi

Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi system. Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai, harus dibuat rencana-rencana spesifik, yaitu : 

• Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap 
• Anggaran spesifik untuk setiap tahap 
• Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek 

Pelaksanaan Aktivitas-aktivitas Implementasi

Mencakup pelaksanaan actual rencana perancangan, yang meliputi : 

• Pemilihan 
• Pelatihan personal 
• Pemasangan (instalasi) peralatan computer baru 
• Perancangan system terinci 
• Penulisan dan pengujian program computer 
• Pengujian system 
• Pengembangan standar 
• Dokumentasi 
• Konversi file 

Dalam melaksanakan rencana implementasi, harus dilakukan pengukuran-pengukuran tertentu untuk membantu transisi dan meyakinkan daya terima para karyawan perusahaan. Aspek penting lainnya dalam tahap pelaksanaan adalah pengorganisasian proyek khusus.

Pelatihan Karyawan

Pada dasarnya setiap kesuksesan implementasi system membutuhkan perhatian seksama dalam pelatihan karyawa,yaitu :

• Karyawan baru harus direkrut dan dilatih
• Karyawan yang ada harus diajarkan untuk bekerja dengan formulir, laporan dan prosedur-prosedur baru

Dalam banyak kasus, yang terbaik adalah dengan melatih ulang karyawan yang ada. Ada beberapa alasan untuk itu : 

• Biaya perekrutan yang berkaitan dengan karyawan baru dapat dihindari 
• Karyawan yang ada sudah memahami operasi perusahaan 
• Moral karyawan meningkat, khususnya dalam kasus dimana posisi baru dipromosikan kepada karyawan yang ada 

Juga terdapat beberapa pendekatan pelatihan yang tersedia bagi perusahaan : 

• Menyewa konsultan pelatihan dari luar 
• Menggunakan manual pelatihan 
• Presentasi videotape 
• Presentasi audiotape 
• Seminar-seminar latihan 
• Instruksi-instruksi yang dikhususkan 
• Pelatihan dengan bantuan computer 

Pembelian dan pemasangan peralatan computer baru

Kadang-kadang merupakan tugas yang monumental. Pertama harus tersedia fasilitas-fasilitas yang mencukupi. Selain itu pemasangan ini membutuhkan lantai khusus dimana rangkaian kabel dapat dipasang.

Perancangan system terinci

Spesifikasi-spesifikasi perancangan untuk program computer ditentukan oleh tim perancangan bukan oleh pemrogram.

Pendokumentasian system baru

Dokumentasi yang baik membantu mencapai tujuan-tujuan yang bermanfaat termasuk : 

• pelatihan karyawan baru 
• memberikan informasi yang bermanfaat kepada pemrogram dan analis untuk kegiatan evaluasi dan modifikasi dimasa yang akan datang. 
• memberikan informasi yang bermanfaat bagi auditor untuk mengevaluasi pengendalian intern 
• membantu menyakinkan bahwa spesifikasi – spesifikasi perancangan system telah dipenuhi. 

Konversi file

File yang dipelihara secara manual harus dikonversikan ke format computer. Rencana perancangan juga harus mencakup konversi file pita computer ke file disk.

Operasi pengujian

Terdapat tiga pendekatan dasar dalam pengujian terakhir terhadap system 

• pendekatan langsung mencakup pengubahan ke system baru dan membatalan system lama pada satu titik waktu yang tepat yang disebut titik ubah. 
• operasi paralel yaitu menjalankan system baru dan system lama secara simultan 
• konversi modular, memilah-memilah system baru ke dalam beberapa segmen. 

Evaluasi Sistem Baru

Terdapat banyak pendekatan yang dapat membantu tindak lanjut dan evaluasi, termasuk observasi, kuesioner, pengukuran kinerja dan acuan.

Share this post