KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 

Tujuan Pembelajaran

Setelah menyelesaikan bab ini, pembaca diharapkan dapat :

1. Memahami konsep dasar sistem informasi manajemen

2. Mengenal unsur penting sistem informasi manajemen

3. Memahami peranan sistem informasi dalam konteks fungsi organisasi dan aktifitas manajemen 

4. Memahami klasifikasi dalam sistem informasi manajemen

5. Memahami jenis-jenis dan komponen sistem informasi

nformasi merupakan salah satu jenis sumber daya yang penting bagi manajer. Seorang manajer harus mampu  melihat unitnya sebagai suatu sistem yang terdiri dari beberapa subsistem dan berada dalam supersistem yang lebih besar. Perusahaan adalah suatu sistem yang bersifat fisik, namun dikelola dengan menggunakan suatu sistem konseptual. Sistem konseptual itu disebut Sistem Informasi Manajemen (SIM) terdiri dari suatu pengolah informasi yang mengubah data menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik. 

Konsep SIM berkembang seiring dengan perkembangan penggunaan teknologi komputer. Sistem informasi yang lebih berfokus pada sistem informasi berbasis komputer diharapkan agar dapat diperoleh informasi yang lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.

Perkembangan teknologi komputer telah memberikan kesadaran baru bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk menghasilkan informasi yang dapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan manajemen. Dalam hal ini, pemahaman tentang istilah Sistem Informasi Manajemen (SIM) akan diperoleh dengan lebih memadai apabila mampu memahami tentang : sistem, informasi dan manajemen.

1. Sistem 

Secara umum sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal /kegiatan/ elemen/ subsistem yang saling bekerja sama (yang dihubungkan) dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi guna mencapai tujuan. Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.

Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai : 1) Komponen (components), 2)Batas (boundary), 3) Lingkungan (environment), 4) antar komponen (interface), 5) Masukan (input), 6) Pengolahan (processing), 7) Keluaran (output), 8) Sasaran (objectives) dan tujuan (goal), 9) Kendali (control), 10) Umpan balik (feed back)

Model umum suatu sistem terdiri atas masukan (input) melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses, pengolahan (pemrosesan) melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output dan keluaran (output) yang melibatkan. Umpan balik menyangkut mengenai kinerja sistem , pengendalian melibatkan pengawasan dan pengevaluasian umpan balik untuk menetapkan apakah sistem bergerak menuju pencapaian tujuan atau tidak . Perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya., seperti ditunjukkan dalam gambar berikut :

Dari berbagai sudut pandang, sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem phisik (phisical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik. Sistem phisik merupakan sistem yang ada secara phisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi akuntansi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkunngan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis, terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

2. Informasi

Informasi dapat didefenisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data, data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. 

Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Data dapat berupa angka, catatan, keterangan dan lain-lain yang diperoleh dari berbagai aktivitas kegiatan statistik ataupun sensus; dikenal sebagai ‘raw material of information’. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. 

Jadi Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting dan memiliki kegunaan sebagai dasar pengambilan keputusan. Untuk memperoleh informasi diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan dalam gambar berikut.

Data yang telah diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau ada yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data (data processing cycles).

2.1.Nilai Informasi

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berati bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu Manfaat (benefit) dan Biaya (cost). 

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Dapat pula dikatakan bahwa pengukuran nilai sebuah informasi akan lebih tepat jika menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit

2.2.Kualitas Informasi

Sedangkan kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 5 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy, completeness, correctness, timelinness

a. Relevansi (relevancy)

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how is the message used for problem solving (decision masking)?” Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan pada manajer teknik, tetapi akan sangat relevan bila disampaikan pada manajer pemasaran.

b. Akurasi (accuracy)

Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah :

c. Kelengkapan (completeness) informasi.

“Are necessary message items present ?” Informasi yang komplet, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

d. Kebenaran (correctness) informasi.

“Are message items correct ?” Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebgai contoh, jika sebuah informasi menunjukkan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan-perhitungan matematis yang ada di dalam prosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.

e. Keamanan (security) informasi.

Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “Did the message reach all or only the intended systems users ? “

f. Tepat waktu (timeliness) “How quickly is input transformed to correct 

output?” Bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi iulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru.

3. Manajemen

Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemenjuga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orangmenjalankan pekerjaan. Sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, material, dan modal. Dalam sistem manajemen, sumber daya manajemen meliputi ketiga sumber daya tadi ditambah dengan sumber daya berupa informasi. Dalam upaya memanfaatkan sumber daya manajemen tersebut, manajer akanmelakukan tiga macam proses manajemen yaitu: a) Perencanaan Strategis, b) Pengendalian (meliputi pengorganisasian, penggerakan dan koordinasi) , c) Pengambilan keputusan.

Kegiatan manajemen jika dihubungkan dengan tingkatannya di dalam organisasi, maka dapat dibedakan dalam tiga tingkatan, yaitu manajemen tingkat atas, tingkat menengah dan tingkat bawah. Kebutuhan informasi dari masing-masing tingkatan tersebut sudah tentu berbeda, oleh karena itu perlu dipahami kegiatan apa yang dilakukan masing-masing tingkatan manajemen tersebut, yaitu : 

• Perencanaan strategis 
• Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen 
• Perencanaan dan pengendalian operasional 

3.1. Perencanaan Strategis 

Perencanaan strategis (strategic planning) merupakan kegiatan dari manajemen tingkat atas, pada umumnya perencanaan strategis meliputi hal-hal sebagai berikut :

a. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi .

Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan dan perubahan tersebut mungkin saja dapat mengakibatkan perubahan terhadap strategi organisasi. Pengaruh dari lingkungan luar dapat berupa kesempatan-kesempatan pasar, teknologi, tekanan politik, sosial, persaingan, inflasi dan sebagainya.

b. Penetapan tujuan.

Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai organisasi, tujuan organisasi ditetapkan oleh manajemen tingkat atas dalam proses perencanaan strategi yang bersifat jangka panjang .

c. Penentuan strategi.

Strategi adalah tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan. Dengan strategi semua kemampuan berupa sumber-sumber daya dikerahkan agar dapat mencapai tujuan yang dikehendaki. Sumber daya organisasi dapat berupa modal, personil, material dan sebagainya.

3.2. Perencanaan Taktis dan Pengendalian Manajemen 

Pengendalian manajemen adalah proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien. Dalam pengendalian manajemen terdapat suatu proses yang menunjukkan apa yang harus dilakukan oleh manajer. Proses dalam pengendalian manajemen menyangkut komunikasi informal dan formal. Komunikasi informal, misalnya berupa pertemuan-pertemuan dan diskusi. Komunikasi formal dalam pengendalian manajemen misalnya dalam hal pemrograman (programming), penyusunan anggaran (budgeting), pelaksanaan dan pengukuran (operating and measurement) serta pelaporan dan analisis (reporting and analysis).

Pemrograman adalah proses menentukan program-program yang akan dilakukan oleh organisasi dan memperkirakan sejumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk masing-masing program. Program adalah kegiatan – kegiatan prinsip yang telah ditentukan untuk dilaksanakan oleh organisasi dengan maksud untuk menerapkan strategi yang telah disusun. Contoh, program penelitian dan pengembangan, program latihan karyawan dan sebagainya.

Anggaran adalah suatu rencana yang diungkapkan dalam satuan kuantitas (nilai mata uang) untuk satu periode waktu tertentu. Dalam proses penyusunan anggaran, program diterjemahkan dalam bentuk yang dihubungkan dengan tanggung jawab masing-masing manajer yang diberi beban untuk melaksanakan program atau beberapa bagian dari program. Dalam proses penyususnan anggaran rencana – rencana diterjemahkan dalam bentuk pusat-pusat pertanggungjawaban.

Selama periode pelaksanaan (operating), catatan-catatan diselenggarakan untuk mencatat pemakaian – pemakaian sesungguhnya dari sumber-sumber daya dan pendapatan-pendapatan yang diperoelh. Catatan ini sifatnya terstruktur sehingga data beaya-beaya dan pendapatan-pendapatan diklasifikasikan, baik secara program dan menurut pusat-pusat pertanggungjawaban.

Manajer membutuhkan pelaporan yang berisi informasi tentang apa yang sedang terjadi untuk meyakinkan bahwa pekerjaan yang telah dilakukan oleh masing-masing pusat pertanggung jawaban telah berjalan secara koordinatif. Laporan-laporan digunakan sebagai dasar pengendalian, yaitu dengan cara membandingkan kinerja sesungguhnya dengan rencana yang sudah ditetapkan. Perbedaan- perbedaan yang nampak dalam laporan tersebut, merupakan dasar yang digunakan oleh manajer untuk melakukan tindakan perubahan dan perbaikan, dan pertimbangan strategi baru.

3.3. Perencanaan dan Pengendalian operasional

Pengendalian operasional adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasi ini merupakan proses penerapan program yang telah ditetapkan dalam pengendalian manajemen . Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas di tingkat bawah.

Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan – kegiatan dalam manajemen tingkat atas lebih menjurus pada perencanaan jangka panjang dan penentuan-penentuan strategi. Sementara manajemen ditingkat menengah dan bawah , lebih menjurus pada hal-hal yang bersifat operasional. 

Menurut Gordon B Davis menguraikan lebih lanjut tentang ciri-ciri operasional dan kebutuhan informasi yang berbeda pada setiap level kegiatan manajemen sebagaimana terlihat dalam tabel 1 berikut.

4. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu maupun dimasa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada guna mencapai tujuan.

Suatu sistem informasi pada umunya dikembangkan untuk tujuan tertentu sesuai kebutuhan pemakainya. Dengan begitu maka setiap sistem informasi mempunyai tujuan yang spesifik. Sistem informasi yang sederhana, biasanya dikembangkan dengan tujuan memenuhi kebutuhan data dan informasi untuk unit-unit fungsional organisasi. Sistem informasi yang lebih kompleks dikembangkan untuk menangani pengolahan data transaksi pada tingkat operasional dan penekanan tingkat pengendalian manajemen.

Permasalahan yang dihadapi pada pengembangan suatu sistem informasi adalah bagaimana sistem informasi yang dirancang dapat mendukung secara optimal pada setiap unit fungsional dan sekaligus pada semua tingkat kegiatan manajemen. Suatu basis data yang lengkap dan kemampuan menampilkan kembali dengan cepat dan mudah terhadap data yang tersimpan dalam basis data merupakan hal penting yang perlu diperhatikan dalam perancangan sistem informasi.

4.1. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

Secara umum suatu SIM (sistem informasi manajemen ) dikembangkan dengan tujuan sebagai berikut :

1. Agar organisasi dapat beroperasi secara efisien. Sistem informasi manajemen mengerjakan pekerjaan-pekerjaan rutin secara lebih cepat dan mudah. Efisensi dapat dicapai berkat prestasi sistem pengolahan transaksi ( Transaction Processing System), contoh sistem penerimaan gaji, sistem akuntasi, sistem personalia, sistem persediaan dan sebagainnya.
2. Agar organisasi dapat beroperasi secara efektif. Efektifitas ini dimaksudkan agar dapat mencapai target dari sistem pendukung keputusan ( Decision Suport System / DSS). DSS ini memberikan informasi khusus kepada para pembuat keputusan dengan informasi dan model-model tersebut dapat ditampilkan setiapkali dibutuhkan, sehingga para manajer dapat mengambil keputusan dengan lebih baik.
3. Agar organisasi dapat memberikan pelayanan yang lebih baik. Dengan sistem informasi manajemen maka kebutuhan terhadap informasi dapat segera dipenuhi dengan mudah yang pada akhirnya akan mampu meningkatkan kualitas pelayanan kepada konsumen. Contoh, penggunaan perangkat sistem Auto matic Teller Machine (ATM) pada Bank.
4. Agar organisasi dapat meningkatkan kreasi / improvisasi terhadap produk yang dihasilkan. Hal ini sangat dimungkinkan karena Sistem informasi manajemen akan mengintegrasikan informasi – informasi dalam organisasi sehingga dapat membantu pengembangan usahanya melalui kreasi-kreasi produk baik barang maupun jasa. Misalnya suatu Bank yang melebarkan usahanya dalam bidang pelayanan jasa asuransi, pelayanan pembayaran rekening telepon, listrik dan sebagainya.
5. Agar organisasi dapat meningkatkan usahanya. Sistem informasi manajemen yang baik akan meningkatkan pangsa pasar terhadap produk yang dihasilkannya. Sistem informasi manajemen akan dapat mengakibatkan terjadinya ketergantungan konsumen terhadap pelayanan yang diberikan organisasi tertentu sehingga konsumen merasa enggan untuk berpindah pada organisasi / perusahaan lain. 

4.2. Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dalam Kegiatan Manajemen

Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen. Isi informasi yang dibutuhkan tergantung pada fungsi masing-masing unit fungsional yang ada. Sedangkan ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan yang mempunyai perbedaan tergantung pada tingkatan kegiatan manajemen. Dengan demikian suatu SIM harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan.

Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data masukan,dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana. Peranan SIM dalam proses penyusunan rencana dapat dilihat pada tabel 2 berikut :

Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis.

Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model.

Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi.

SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Kemampuan manipulasi model merupakan hal penting, hal ini akan memungkinkan penggunaan model dalam suatu simulasi. Teknik analisis data historis yang dapat digunakan untuk proses perencanaan antara lain:

1. Teknik kecenderungan waktu atau tingkat pertumbuhan
2. Teknik penghalusan data
3. Analisis musiman
4. Analisis korelasi
5. Analisis korelasi secara otomatis (auto correlaton analysis)
6. Analisis penyebaran

Teknik-teknik penciptaan data perlu dilakukan karena data-data historis hanya menggambarkan keadaan masa lampau. Sedangkan perencanaan melibatkan masa lampau dan mendatang. 

4.3. Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada Proses Pengendalian

Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Untuk pengendalian diperlukan suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman manusia. Prestasi dinyatakan menurut ukuran sebagai berikut:

• Unit masukan
• Kegiatan
• Keluaran yang dihasilkan

Siklus pengendalian manajemen pada organisasi ditunjukkan oleh gambar 1.5 . Dukungan SIM pada proses pengendalian adalah dimulai dengan model perencanaan. 

Dukungan yang diberikan mencakup hal-hal sebagai berikut:

• Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi
• Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan
• Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang

Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja.

4.4. Peranan Sistem Informasi Pada Pengambilan Keputusan

Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan, yaitu :

a. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas :

• Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memerlukan keputusan
• Pengakuan adanya masalah

b. Disain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha :

• Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah
• Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah

c. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah

§ Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya

Pengambilan keputusan merupakan tindakan manajemen dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Secara ringkas, keputusan oleh manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tipe, yaitu :

• Keputusan tidak terprogram (non programed decision) atau tidak terstruktur ( unstructured decision). Keputusan ini sifatnya tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini dilakukan oleh manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengmbilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman seorang manajer merupakan hal yang penting dalam pengambilan keputusan tidak terstruktur.
• Keputusan setengah terprogram (semi programed decision) atau setengah terstruktur (semi structured decision).
• Keputusan setengah terstruktur sifatnya adalah sebagian yang dapat diprogram, sehingga masih membutuhkan pertimbangan-pertimbangan dari pengambilan keputusan. Keputusan ini lebih sering bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang terperinci.
• Keputusan terprogram (programed decision) atau terstruktur (structured decision).

Keputusan ini sifatnya berulang-ulang dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah.

Jika digambarkan secara ringkas, maka tipe-tipe keputusan manajemen tersebut dapat dilihat dalam gambar 1.6. berikut ini.

Manajemen Menengah

5. Jenis – jenis Sistem Informasi Manajemen

Menurut James A O’Brien secara garis besar sistem informasi dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu sistem informasi digunakan untuk mendukung operasional dan sistem informasi yang mendukung manajemen. 

5.1. Sistem Pendukung Operasional.

Jenis sistem ini terkait dengan operasional sehari-hari yang berlangsung di dalam suatu organisasi : 

1. Sistem pemrosesan transaksi, sistem ini memproses data hasil transaksi bisnis, memperbaharui basis data operasional, menghasilkan dokumen bisnis. Contoh : pemrosesan penjualan dan persedian serta sistem akuntansi.
2. Sistem pengendalian proses, sistem ini terkait dengan proses mengawasi dan mengendalikan proses industri, misalnya : sistem produksi baja, penyulingan minyak dengan sensor yang terhubung komputer.
3. Sistem kerjasama antar tim/bagian perusahaan, sistem ini terkait dengan dukungan komunikasi dan kerjasama tim/bagian/kelompok kerja disuatu organisasi/perusahaan dengan memanfaatkan piranti elektronik dan teknologinya, misalnya e-mail, fax, teleconference. Sistem ini mengarah pada otomatisasi perkantoran.

5.2. Sistem Pendukung Manajemen

1. Sistem Informasi Manajemen, sistem ini memberikan informasi dalam bentuk laporan yang sudah ditentukan sebelumnya untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis. Contoh : analisis penjualan, kinerja produksi, dan sistem pelaporan tren biaya.
2. Sistem pendukung keputusan, sistem ini memberikan duungan interaktif khusus untuk proses pengambilan keputusan para manajer dan praktisi bisnis. Contoh : penetapan harga produk : perkiraan tingkat laba, sistem analisis resiko.
3. Sistem informasi eksekutif, sistem ini dibnetuk untuk memenuhi kebutuhan eksekutif yang diperoleh dari SIM maupun Sistem Pendukung Keputusan (decision Support System). Contoh : Sistem akses yang mudah untuk menganalisis kinerja bisnis, tindakan para pesaing, perkembangan ekonomi untuk mendukung perencanaan trategis

Gambaran umum jenis-jenis sistem informasi ini menekankan tujuan utama Sistem informasi yang mendukung Operasi bisnis dan pengambilan keputusan manajerial. Gambar 1.7. menggambarkan klasifikasi konseptual aplikasi sitem informasi. Sistem Informasi dikatagorikan dalam cara ini untuk menekankan peran-peran utama yang dimainkan dalam setiap operasi dan manajemen suatu bisnis. Selain memiliki banyak peranan , sistem informasi memiliki banyak kemampuan juga, dimana dengan kemampuan yang dimiliki diharapkan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya-biaya tertentu, meningkatkan servis terhadap konsumen, dan yang tidak kalah pentingnya adalah adanya peningkatan dalam pengambilan keputusan. Kemampuan yang dimiliki oleh sistem informasi, antara lain :

1. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dengan kecepatan tinggi
2. Menyimpan informasi dalam jumlah besar ke dalam ruang yang kecil dan mudah diakses.
3. Menyajikan informasi dengan jelas
4. Mengotomatisasi proses-proses yang manual
5. Menyediakan komunikasi dalam dan antar organisasi yang murah, akurat, dan cepat

Katagori lainnya dalam klasifikasi Sistem Informasi antara lain :

1. Sistem Pakar (expert System) : Sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar sebagai konsultan pakar bagi pemakai. Contoh : penasihat aplikasi kredit, pengawasan proses, sistem pemeliharaan diagnosis
2. Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) : Sistem berbasis pengetahuan yang menduung pembuatan, pengaturan dan penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. Contoh : akses internet ke praktik-praktik bisnis terbaik, strategi proposal penjualan, sistem pemecah masalah pelanggan.
3. Sistem Informasi Strategis (strategy Information System) : Sistem yang mendukung operasi dan proses manajemen yang memeberi perusahaan berupa produk, layanan, kemampuan strategis sebagai keunggulan kompetitif. Contoh : perdagangan saham on line, penelusuran pengiriman, sistem web e- commerce
4. Sistem bisnis fungsional (Functional Business System) : sistem yang mendukung operasional dan manajerial atas berbagai fungsi bisnia perusahaan. Contoh : Sistem informasi yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, manajemen sumber daya manusia.

6. Komponen Sistem Informasi

Setelah kita mempelajari beberapa konsep penting dalam sistem informasi selanjutnya bagaimanakah sebuah sistem informasi bekerja ? Komponen dan aktifitas apa saja yang terlibat di dalamnya ? Dalam gambar 1.8. mengilustrasikan model sistem informasi yang menunjukkan kerangka konsep untuk berbagai komponen dan aktifitas sistem informasi. 

6.1.Sumber Daya Manusia 

Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi, sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi

1. Pemakai akhir adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Mereka adalah para pelanggan, tenaga penjualan, teknisis, staf administrasi, akuntan atau para manajer. Sebagian besar dari pemakai sistem informasi dalam dunia bisnis adalah pekerja ahli, yaitu orang yang sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi dan bekerja sama dalam tim serta kelompok kerja yang membuat, menggunakan dan menyebarkan informasi.
2. Pakar Sistem Informasi adalah orangorang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka adalah analis sistem, pembuat software, operator sistem, personal tingkat manajerial, teknisis dan staf administrasi sistem informasi lainnya. Analis sistem bertugas sebagai pendesain sistem berdasarkan pada kebutuhan informasi dari pemakai akhir. Pembuat software bertugas membuat program komputer yang di berdasarkan pada spesifikasi yang di peroleh dari analis sistem. Operator bertugas membantu mengawasi serta mengoperasikan sistem komputer dan jaringan yang besar.

6.2.Sumber Daya Hardware

Sumber daya hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Contoh hardware dalam sistem komputer ini adalah :

1. Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemroses pusat yang berisi pemroses mikro, dan berbagai peralatan periferal yang saling berhubungan. Misalnya sistem komputer palmtop, laptop, desktop sistem komputer berskala menengah, dan sistem komputer mainframe besar.
2. Periferal komputer, yang berupa peralatan seperti keyboard, layar video, mouse elektronik untuk input data dan perintah, printer untuk output informasi, dan disk magnetis atau optizal untuk menyimpak sumber daya data.

6.3. Sumber Daya Software

Sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Konsep umum software ini meliputi rangkaian perintah operasi dengan hardware komputer yang disebut program, rangkaian perintah pemrosesan informasi yang disebut prosedur. Berikut ini contoh sumber daya informasi :

1. Software system, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer.
2. Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi penggunaan tertentu dalam sistem komputer oleh penguna akhir. Contoh : program analisis penjualan, program pengolah kata.
3. Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi. Contoh ; perintah untuk mengisi formulir kertas atau menggunakan software.

6.4. Sumber Daya Data

Sumber daya data dapat berupa angka, huruf serta karater lainnnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan serta entitas lainnya. Data teks berupa kalimat yang digunakan untuk menulis komunikasi, data gambar, seperti grafik dan angka-angka. Serta data dalam bentuk audio video.

Sumber daya data pada umumnya disimpan, diatur dan diakses oleh berbagai teknologi pengelolaan sumber daya data ke dalam :

• Database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur.
• Dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuknya seperti fakta, peraturan.

6.5. Sumber Daya Jaringan

Teknologi telekomunikasi dan jaringan seperti Internet, Intranet, dan ekstranet telah menjadi hal yang mendasar bagi operasi e-business dan e-commerce yang berhasil untuk semua jenis organisasi dan dalam sistem informasi berbasis komputer. Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, pemroses komunikasi danperalatan lainnya yang dihubungkan antara satu dengan lainnya melalui media komunikasi serta dikendalikan melalui software komunikasi. Sumber daya jaringan meliputi :

1. Media komunikasi, misalnya kabel twisted-pair, kabel tembaga, kabel serat optik, teknologi gelombang mikro, seluler dan satelit yang tanpamenggunakan kabel.
2. Dukungan Jaringan, dalam hal ini diperlukan banyak dukunga hardware, software, dan teknologi data untuk mendukung operasi dan penggunaan jaringan komunikasi. Contoh : pemroseskomunikasi seperti modem, prosesor antar jaringan,sofware pengendali, seperti software sistem operasi jaringan dan penjelajah internet.

7. Daftar Istilah Penting

1. Masukan (input), pengolahan (processing), keluaran (output), penyimpanan (storage) pengendalian (control)
2. Pemakai akhir (end user)
3. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system) 
4. Kualitas informasi meliputi relevan ( relevancy) Akurat ,(accuracy) dan tepat waktu (timeliness), Lengkap ( completeness) , Benar (correctness)
5. Sistem Informasi (information System) ; Siklus informasi (information cycle) 
6. Siklus pengolahan data (data processing cycles).
7. Perencanaan strategis (strategic planning)
8. Sistem pendukung keputusan (Decision Support System / DSS) 
9. Keputusan tidak terprogram (non programed decision) atau tidak terstruktur ( unstructured decision) 
10. Sumber daya software (Software resources), Sumber daya hardware (hardware resources) 
11. Sistem pendukung manajemen (management support System)
12. Sistem Pendukung Operasional (Operations Support System )

8. Rangkuman

1. Model umum suatu sistem terdiri atas masukan (input), pengolahan (proses) dan keluaran (output)
2. Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan sub sistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu maupun dimasa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada guna mencapai tujuan.
3. Faktor-faktor yang berpengaruh terhadap suatu informasi adalah fungsi informasi, biaya informasi, nilai informasi dan mutu informasi
4. Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen.
5. Katagori aplikasi sistem informasi meliputi sistem penduung operasi yang meliputi sistem pemroses transaksi, sistem pengendalian proses dan sistem kerjasma perusahaan. Sistem pendukung manajemen yang meliputi sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, sistem informasi eksekutif.
6. Komponen Sistem informasi meliputi sumber daya manusia, hardware, software, data, jaringan yang dikendalikan untuk mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. 

9. Latihan Soal

1) Jelaskan mengapa SIM sangat diperlukan oleh para manajer dalam melakukan kegiatannya !

2) Apa yang dimaksud dengan sistem ?

3) Apa yang dimaksud dengan sistem tertutup dan sistem terbuka , dan berikan contohnya masing-masing ?

4) Apakah data dan informasi merupakan hal yang berbeda ? Jelaskan !

5) Jelaskan tugas dari seorang manajer ?

6) Berikanlah contoh kasus dari hubungan tingkat manajemen dengan bentuk penyajian informasi !

7) Sebutkan dan jelaskan perbedaan antara sistem berorientasi proses dengan berorientasi tujuan.

8) Jelaskan hubungan antara tingkatan manajemen dengan tugas dari seorang manajer !

9) Jelaskan jenis dan komponen dalam sistem informasi .

Share this post